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    如何保證ERP系統在上線后運營穩定?

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    導讀:ERP上線后,失去了最初的贊揚和掌聲,反而面臨了很多困難與痛苦,那么如何克服這些困難?有什么良藥能醫治ERP上線后的困擾呢?

     
      某公司三樓辦公室里,企業CIO成先生揉著太陽穴,盯著電腦看了一天,這會兒眼睛和大腦都累到了極點。就在站起來的一瞬間看到窗外工廠大門,“慶祝我公司ERP項目上線成功”的大橫幅赫然映入眼簾?;叵肫痦椖空缴暇€那一天,老總的贊揚、業務部門的祝賀、演示結束時的掌聲仿佛還在眼前耳畔。

     

      大家以為從此以后可以松口氣,但事實恰恰相反。原來攻堅戰組成的組員陸續回到原來的部門,ERP項目組只剩下IT部門的人,“攻堅戰”的勝利很快遭到了質疑。因為新系統大家還沒用熟,在細節上總出現一些問題,大家對新系統的埋怨也開始越來越多。ERP上線后,失去了最初的贊揚和掌聲,反而面臨了很多困難與痛苦,那么如何克服這些困難?有什么良藥能醫治ERP上線后的困擾呢?
     

    苦惱重重

     

      一個非常有意思調查顯示,30%的企業會在1~2年內對ERP進行更新換代,而40%的企業則在4年內會采取同樣行動??梢?,應用狀況不是很理想的ERP很快就會被企業淘汰,而應用良好的ERP系統也需要經過調整來適應新的環境。調查顯示,ERP實施以后都會面臨諸多預想不到的問題。主要包括:系統不穩定;數據不準確;業務部門不支持,不愿意通過系統來處理業務;系統流程與實際業務流程沖突;系統沒有提高效率,反倒增加了業務操作環節;還有數據安全等等問題。

     

      1、某公司的ERP系統實施完成后交給IT部門維護,但是IT部門并不了解如何將公司管理目標納入系統中。例如,公司制定了新的銷售和生產目標后,應該對ERP系統的物料計劃參數進行相應的調整。但IT部門卻不知道應該把系統的參數改為多少。

     

      其實,隨著時間的推移,在ERP系統上線后,企業的業務情況、管理情況及人員發生變化是不可避免的事情。ERP系統的參數不斷調整也是非常正常的事情,甚至經常會出現ERP系統相關的業務流程需要持續調整。在實際操作過程中,公司不能做到及時對系統參數或業務流程進行調整,使得系統與實際運作脫節。

     

      2、IT部門與業務部門沒有共同語言,系統中看不中用。怎么搞好與業務部門的關系,如何保證系統的穩定性而不會出現宕機,如何確保業務連續性等林林總總的問題,讓老板感到非常的頭痛和苦惱。當初系統上線時,公司確立了明確的上線目標,從老總到基層員工整個公司的力量都投入進來聽從IT部門調配,IT項目經理占據主導地位。但是在系統上線之后,業務部門的不適應和小問題幾乎是天天發生。因為對流程的改變即使再人性化,為了保持系統的效率,依然需要不小的變化,這會改變業務部門的工作習慣甚至部門結構,而這樣的改變往往是被抵制的。

     

      3、系統維護雜事多,IT部門疲于奔命。系統上線后,部門經理感覺自己和手下的人明明每天忙得要死,這里做維護那里做維修,但是偏偏到了工作評價時,被投訴最多的反而就是IT部門。他和他的團隊被稱為救火隊員,業務部門無論大事小事都要找IT部門解決。本來應該從事企業IT規劃、優化軟件運行等IT管理工作的IT部門卻終日被一些級別較低的維修事宜所困擾,以在有限的人力去解決較多問題的時候,經常出現撿了芝麻卻丟了西瓜的情況。

     

      4、人才流失嚴重。ERP項目上線后留不住實施人才,這早已是公開的秘密。具有ERP項目上線實施經驗的IT人才往往是挖角的對象,而人才的經常流動往往又會導致公司IT規劃得不到執行。ERP項目實施后核心組員的流失是關系到公司ERP系統正常運行的根本利益。此外,留住ERP實施成員往往意味著能更好地把精力集中在變革,優化和改良業務流程上,而流失了對系統有豐富經驗的IT人才則意味著公司會整日疲于招聘和培訓新員工。
     

    如何打好ERP有效運行的持久戰?

     
      圍繞ERP上線后如何讓系統穩定運作并打好持久戰,CIO必須要有清楚的認識,這對于公司來說是一個不容忽視的問題。主要方法包括:
     

     

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    時時保證系統數據的真實可靠性

     

      ERP上線前的數據主要是靜態的基礎參數設置,只要組織大量人員進行攻堅戰,一般能順利解決。但ERP上線后,數據就以動態為主,例如倉庫的動態庫存量、財務往來數據、銷售業務和訂單的處理,還有車間生產排程與計劃變更、計劃取消等等數據。根據ERP的說法:“垃圾數據進,垃圾數據出”。顯然ERP上線后,讓數據時時真實可靠是一個長期的任務。但是一般來說企業在ERP上線之后的前幾個月都會遇到數據不準的問題。這里的數據包括業務和財務兩方面。造成這種局面并不是企業的過錯也不是軟件的過錯,這是一個必然的過程。

     

      因此,在ERP系統運作初期必須建立對系統數據關鍵點每天稽核的制度。從制度上要求和保證各個用戶及時、準確、完整的數據錄入,使物流、信息流、資金流保持一致,從而保證隨時從ERP系統獲取的信息都是真實有效的。

     

     

    業務流程的穩定和微調

     

      如果說數據是基礎,那么流程就是靈魂。ERP上線前需要對業務流程進行改進或重組,主要是為了讓ERP軟件流程與公司業務流程配合一致而進行的改進,這對公司來說屬于大規模改革性質的流程改進。但另一方面,企業在應用ERP后,也必然會發現很多的管理制度與 ERP系統還會產生差異與不一致,這個時候就需要對原有的務流程進行調整。需要調整流程的不僅僅是那些上線時未納入系統的流程,還包括已經運行了一段時間的系統流程。但有一個前提需要清楚的是,必須先確保業務流程的穩定,然后才能進行微調和改良。否則企業整天處于大規模的革命性業務流程變動,會讓員工不知如何操作,對ERP系統的穩定運行是致命的打擊。

     

      一般的方法是先將主要業務流程用好,再逐步擴展到次要業務流程。同時,對于新發生或者新產生的業務流程,首先要分析這種新產生的業務流程是否為企業一定要選擇或執行的業務流程。其次要分析該業務流程是否要納入系統。還有在將新的業務流程納入ERP系統時一定要做到“數據準,流程清,規則明,操作熟”。因此,我們必須對使用過程中,不合理的流程、不合理的操作進行設置,對于企業的實際業務變更做出響應和改良。

     

     

    建立上線后IT維護流程制度和IT服務團隊

     

      一般來說,公司為了保證系統上線都會成立專職ERP實施項目組,并制定獎勵政策。但是在系統的成功上線后,項目組也就隨之解散。而事實上,企業要想保證ERP系統的持續改進,必須要制定有效的上線后的IT服務團隊和IT維護流程。必須要有專門的團隊和人員去從事ERP的維護和改良的工作,并使IT服務團隊的工作流程化,以便于配合各業務部門提高工作效率,而不是漫無邊際的天天做救火隊員。

     

     

    項目正式上線后要實現每月對每個用戶進行兩次技術支持回訪

     

      一旦穩定的ERP系統被創建完成,將實現每2-3個月對每個終端用戶進行一次回訪。并且確?;卦L形成文檔,以便以后新員工培訓有效利用,及流程改良時使用。

     

      總之,上線成功只是ERP項目萬里長征走完的第一步,持久的稽核與維護才是一項長久的工程,只有建立了規范的上線后維護服務流程和管理制度,ERP才會應用得更順暢。

     
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